Процесс бюджетирования обычно начинается с составления Бюджета доходов и расходов или сокращенно БДР. В нем вы прогнозируете выручку вашего предприятия от продажи ваших товаров на прогнозный период и расходы, которые необходимо понести для достижения прогнозных показателей по выручке. Эти расходы включают прямые производственные расходы на сырье, зарплату, административные расходы (бухгалтерские, например), коммерческие (маркетинг и продвижение), налоги и взносы в бюджет и во внебюджетные фонды, финансовые расходы (на оплату процентов и комиссий банков), а также прочие расходы. В конечном итоге в БДР вы прогнозируете финансовый результат от вашей деятельности.
Достижение прогнозных показателей по выручке может потребовать приобретение дорогостоящих ОС, транспорта, оборудования, техники. Поэтому при необходимости дополнительно составляем отдельный Бюджет капитальных затрат (БКЗ). Нужно составлять именно отдельный бюджет капитальных затрат, так как затраты на приобретение основных средств - оборудования, техники, транспорта и т.д. (т.е. капитальные затраты) не включаются сразу в БДР, т.е. не относятся сразу на финансовые результаты одного периода, но относятся на финансовые результаты нескольких периодов постепенно через амортизацию. Допустим, вы купили оборудование. За время его использования вы произведете тысячи, десятки тысяч единиц продукции, поэтому стоимость самого оборудования распределяется на все эти готовые единицы продукции, а не на первую партию продукции. Равномерное отнесение стоимости оборудования на производимую на нем продукцию достигается методом постепенной амортизации оборудования, т.е. отнесения его стоимости на затраты или себестоимость в течение нескольких лет.
Теперь у вас есть два бюджета БДР и БКЗ. Нельзя ограничиться только этими двумя бюджетами. Вам необходим еще и Бюджет движения денежных средств или сокращенно БДДС.
В чем разница между БДДС И БДР. В мире финансов и бухгалтерского учета различают момент свершения операции и момент движения денег, связанного с этой операцией. Эти моменты могут не совпадать по времени. В бюджете доходов и расходов вы прогнозируете операции с точки зрения момента свершения операций и отражаете те операции, которые влияют на формирование финансового результата с точки зрения главного принципа учета - принципа начисления, а в БДДС - вы отражаете именно денежные потоки, т.е. операции по принципу поступили деньги в кассу или на расчетный счет или списались деньги с кассы или с расчетного счета. Поэтому в БДР, например, не найдут отражение денежные потоки по приобретению основных средств или по привлечению или выплате займов/кредитов, так как эти потоки не формируют финансового результата. Финансовый результат формируют амортизация приобретенных основных средств и расходы по процентам, которые являются, если так можно сказать, следствием приобретения основных средств и привлечения кредита или займа. И в БДДС вы отражаете отрицательный денежный поток по приобретению основного средства и положительный денежный поток от привлечения займа.
В БДДС вы должны запланировать остатки денежных средств в организации на начало и конец каждого периода (обычно месяца), чтобы не упустить возможный кассовый разрыв и/или успеть к нему подготовиться путем привлечения дополнительного финансирования.
Кстати, не всегда нужно составлять все три бюджета БДР, БКЗ и БДДС. В конечном итоге вам надо понимать, какой у вас планируется финансовый результат, нет ли кассового разрыва, есть ли потребность в дополнительном финансировании и в какой момент она возникает. Если для этих целей достаточно одного бюджета, то пусть так и будет.
По-хорошему вы должны увязывать БДР, БДДС и БКЗ. Взаимосвязанные между собой формы бюджета уже формируют некое подобие финансовой модели. Если все грамотно составлено и взаимоувязано, то вы можете моделировать различные сценарии (например, предусмотреть пессимистичный и оптимистичный сценарии по выручке, предусмотреть разные варианты по ценам на сырье и материалы) и смотреть на конечный результат по каждому сценарию.
